Orientações para participação em Intenções de Registro de Preços

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Trata-se do procedimento que permite a um órgão entrar como Participante em uma licitação que será realizada por outro órgão (órgão Gerenciador) para formação de uma Ata de Registro de Preços. Com isso, o órgão Participante aproveita o procedimento licitatório realizado pelo órgão Gerenciador e, a partir dele, forma a sua própria Ata de Registro de Preços. O procedimento em que o órgão Gerenciador divulga que realizará a licitação para formação de Ata de Registro de Preço é chamado de Intenção de Registro de Preços (IRP). Por isso é comum que a Participação seja mencionada como “participar de um IRP” ou “entrar em um IRP”. A Participação poderá ser em todos os itens que estão sendo licitados pelo orgão Gerenciador, ou em apenas alguns.

No caso de participação em IRP, os materiais/equipamentos/serviços a serem adquiridos são definidos pelo campus que está realizando a licitação. As regras, detalhamentos e prazos também são todos definidos pelo campus gerenciador.
Assim, não é possível alterar nenhuma característica do equipamento, por exemplo. O solicitante que desejar participar numa IRP, deve analisar com cautela se o objeto realmente atende às necessidades da sua coordenadoria.

Os documentos necessários são disponibilizados pelo órgão gerenciador, devendo ser alterados conforme necessidade.

Documentos obrigatórios:

- Documento de Formalização da Demanda – devidamente preenchido com as informações pertinentes da demanda pleiteada.
- Requisição de Participação IRP – conforme modelo disponibilizado pelo campus gerenciador, devendo ser preenchidas as quantidades e itens que se pretende adquirir. Não é necessário adquirir todos os itens que serão licitados. Importante notar que este documento deve ser assinado sempre pelo próprio solicitante da demanda, por sua chefia imediata e pela Diretoria Geral.
- Estudo Técnico Preliminar – conforme explicado acima, o ETP é uma etapa prévia de todas as contratações públicas, inclusive IRPs. Sendo assim, o ETP realizado pelo órgão gerenciador pode ser reaproveitado e editado nas informações aplicáveis, deixando clara a motivação, benefícios e capilaridade entre a licitação que o outro campus fará e o atendimento da demanda interna do campus Vitória.
- Termo de Referência – anexar no processo o Termo de Referência original, em PDF, do campus gerenciador para consultas futuras. Importante destacar que é neste TR que contém todas as informações mais relevantes sobre os materiais/serviços que serão licitados. É nele que estará discriminado o prazo de entrega, eventuais garantias, prazos para o solicitante do campus Vitória verificar os materiais e atestar a nota fiscal, dentre muitas outras. É de suma importância ter conhecimento dessas regras.
- Por fim, um despacho encaminhando ao setor de licitações para lançamento dos itens e quantitativos na IRP.
- Importante: atentem-se aos prazos para participação em uma IRP. Normalmente o prazo é de 8 dias úteis a partir do lançamento da IRP, porém, o processo deve ser enviado ao setor de Licitações e Compras com antecedência hábil para lançamento dos itens. Trata-se de um lançamento manual, item a item, no sistema pertinente e em caso de muitos itens solicitados, devemos evitar que os processos sejam enviados com tempo exíguo para execução.