Fases dos Documentos
O Instituto Federal do Espírito Santo (Ifes) é uma instituição de ensino público na qual circula um volume considerável de documentos referentes às suas atividades. Esses documentos são utilizados para tomada de decisões, como fonte de consulta e informação, como prova de garantia e de direitos e para preservar a história e a cultura da Instituição e, por isso, necessitam de tratamento adequado.
Como estratégia para a organização documental, foi adotada a Teoria das Três Idades dos documentos, onde serão denominadas fases ou idades de acordo com a frequência e uso destes, abrangendo desde sua produção até sua destinação final, seja a guarda permanente ou eliminação:
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Denominação |
Local de guarda |
Frequência de consulta |
Utilização |
Observação |
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1ª Fase ou Fase Corrente |
Arquivo Setorial |
Nas unidades administrativas (setores) do campus |
Frequente |
Servem aos fins para os quais foram criados |
Os documentos aguardam o prazo para eliminação ou transferência para o arquivo intermediário |
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2ª Fase ou Fase Intermediária |
Arquivo Intermediário |
No arquivo intermediário localizado na unidade responsável pelas atividades de arquivo do campus |
Baixa |
Servem aos fins para os quais foram criados |
Os documentos aguardam eliminação ou recolhimento para guarda permanente |
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3ª Fase ou Guarda Permanente |
Arquivo Permanente |
No arquivo permanente localizado na unidade responsável pelas atividades de arquivo do campus |
Eventual |
Para outros fins além daqueles para os quais foram criados (histórico, pesquisa) |
Esses documentos devem ser definitivamente preservados |
Fonte: Manual de Procedimentos de Protocolo e Arquivo do Ifes
Atualmente o Campus Vitória não possui estrutura de Arquivo Geral para armazenar e organizar os documentos em fase intermediária e permanente de todos os setores administrativos e acadêmicos. A coordenadoria de arquivo, subordinada à Diretoria de Administração e Planejamento, atua como arquivo intermediário e permanente da documentação produzida somente pelos setores administrativos, entretanto, a Coordenadoria de Arquivo está à disposição para prestar orientações a todas as coordenadorias do Campus Vitória a respeito da organização de documentos.
Contatos da Coordenadoria de Arquivo:
E-mail: arquivo.vi@ifes.edu.br
Telefone: 3331-2137/2256
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