Classificação de documentos
É a análise e identificação do conteúdo dos documentos, para atribuição de um código de classificação que determinará o prazo em que precisam ser preservados e estar acessíveis para consulta.
Classificar um documento de forma incorreta pode afetar seu prazo de guarda. Um documento pode ser eliminado antes do prazo ou, ao contrário, ser guardado por mais tempo que o necessário. Ambos os casos ocasionam diferentes prejuízos à instituição.
IMPORTANTE: O código de classificação está atrelado ao assunto do documento e não necessariamente ao tipo documental. Por exemplo, para classificar um Ofício, é preciso identificar qual o assunto tratado neste documento (designação de função, solicitação de alteração de férias, substituição de chefia, etc.).
A seguir disponibilizamos os materiais de apoio para classificação de documentos no âmbito do Ifes:
• Relação de assuntos recorrentes atividades-fim
→ Atividades-fim: são aquelas relacionadas à finalidade e missão da instituição. Documentos relacionados às atividades de Ensino, Pesquisa, Extensão e Assistência Estudantil.
• Relação de assuntos recorrentes atividades-meio (classificação antiga x atual)
→ Atividades-meio: atividades administrativas que fornecem suporte à execução das atividades-fim (Organização e Funcionamento do Órgão, Gestão de Pessoas, Gestão de Materiais e Serviços, etc).
DICA IMPORTANTE: Nas relações de assuntos recorrentes disponíveis acima constam os assuntos que provavelmente você mais utiliza e seus respectivos códigos de classificação.
Além dessas listas preestabelecidas, é possível criar uma relação específica com assuntos mais utilizados por cada setor. Para isso, procure a Coordenadoria de Arquivo através do e-mail: arquivo.vi@ifes.edu.br ou pelos telefones: 3331-2137/2256.
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