Orientações para formalização de processos de compras

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A Diretoria de Administração e Planejamento do Ifes – Campus Vitória informa o passo a passo para abertura de processos de contratações diversas.

Checklist para abertura de processos de contratações diversas (bens ou serviços)

1- Ofício/Documento de Formalização de Demanda
- Deve ser direcionado à Direção-Geral
- O pedido da contratação deve ser fundamentando

2- Estudo Técnico Preliminar (ETP)
- Precisa estar nos termos da Instrução Normativa Nº 40, de 22 de maio de 2020
- Deve ser elaborado pelo requisitante e pela área técnica
- A Diretoria de Administração e Planejamento possui modelo, disponível abaixo

3- Orçamentos e propostas obtidas na fase dos estudos preliminares
- As propostas obtidas embasarão a decisão contida no ETP
- Deve estar coforme os termos da Instrução Normativa nº 73, de 5 de agosto de 2020

4- Termo de Referência (TR)
- Precisa ser assinado pelo requisitante
- Deve seguir os modelos disponibilizados pela AGU

5- Outros documentos
Exemplos:
- Carta de Exclusividade: quando for fornecedor exclusivo ou houver inexigibilidade
- Currículo/Release: em caso de contratação de profissional de setor artístico (desde que consagrado pela crítica especializada ou pela opinião pública)
- Informação do número de patrimônio e localização física do bem: quando se tratar de manutenção de equipamento

Observações
1. Os processos são abertos no Sipac. A Coordenadoria de Protocolo e Arquivo disponibilizou manual para auxiliar.
2. Escolher o código Conarq (Assunto do Processo) com cuidado. Na dúvida, entre em contato com a Coordenadoria de Protocolo e Arquivos.
3. O Interessado no processo não é o servidor, mas a unidade/setor/programa interessado na contratação
4. Os documentos produzidos pelos servidores demandantes (ETP, Ofício, Termo de Referência, Despachos, etc) devem ser inseridos no sistema através da opção “Escrever Documento”.
5. As propostas, e-mails, cartas de exclusividade e demais documentos obtidos junto a terceiros devem ser inseridos no sistema através da opção “Anexar Documento Digital”
6. Principais códigos Conarq (para inserir no Sipac no campo “Assunto do Processo”):
031.12 - aquisição de material de consumo
062.11 - aquisição de material bibliográfico
031.11 - aquisição de material permanente
034 - contratação de serviços em geral

Modelos

Modelo de Formalização de Demanda - todas as contratações

Modelo de Estudo Técnico Preliminar - materiais e serviços

Modelo de Termo de Referência - aquisições de bens comuns

Modelo de Termo de Referência - contratação de serviço não continuado