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Fases dos Documentos

Publicado: Sexta, 08 de Março de 2024, 10h03 | Última atualização em Sexta, 08 de Março de 2024, 10h03

O Instituto Federal do Espírito Santo (Ifes) é uma instituição de ensino público na qual circula um volume considerável de documentos referentes às suas atividades. Esses documentos são utilizados para tomada de decisões, como fonte de consulta e informação, como prova de garantia e de direitos e para preservar a história e a cultura da Instituição e, por isso, necessitam de tratamento adequado.

Como estratégia para a organização documental, foi adotada a Teoria das Três Idades dos documentos, onde serão denominadas fases ou idades de acordo com a frequência e uso destes, abrangendo desde sua produção até sua destinação final, seja a guarda permanente ou eliminação:

 

Denominação

Local de guarda

Frequência de consulta

Utilização

Observação

1ª Fase ou Fase

Corrente

Arquivo

Setorial

Nas unidades administrativas (setores) do campus

Frequente

Servem aos fins para os quais foram criados

Os documentos aguardam o prazo para eliminação ou transferência para o arquivo intermediário

2ª Fase ou Fase

Intermediária

Arquivo

Intermediário

No arquivo intermediário localizado na unidade responsável pelas atividades de arquivo do campus

Baixa

Servem aos fins para os quais foram criados

Os documentos aguardam eliminação ou recolhimento para guarda permanente

3ª Fase ou Guarda

Permanente

Arquivo

Permanente

No arquivo permanente localizado na unidade responsável pelas atividades de arquivo do campus

Eventual

Para outros fins além daqueles para os quais foram criados (histórico, pesquisa)

Esses documentos devem ser definitivamente preservados

Fonte: Manual de Procedimentos de Protocolo e Arquivo do Ifes

Atualmente o Campus Vitória não possui estrutura de Arquivo Geral para armazenar e organizar os documentos em fase intermediária e permanente de todos os setores administrativos e acadêmicos. A coordenadoria de arquivo, subordinada à Diretoria de Administração e Planejamento, atua como arquivo intermediário e permanente da documentação produzida somente pelos setores administrativos, entretanto, a Coordenadoria de Arquivo está à disposição para prestar orientações a todas as coordenadorias do Campus Vitória a respeito da organização de documentos.

Contatos da Coordenadoria de Arquivo:
E-mail: arquivo.vi@ifes.edu.br
Telefone: 3331-2137/2256

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