O DFD é o documento que inicia formalmente o processo de compras. Nele, o setor demandante registra sua necessidade de aquisição ou contratação, servindo de base para o Plano de Contratações Anual (PCA) e para a abertura do processo administrativo.

O DFD deve ser preenchido no Portal ComprasGov, no módulo PGC, conforme o art. 10 do Decreto nº 10.947/2022. Após o preenchimento, o documento deve ser baixado em PDF e anexado ao processo no Sipac.

O não lançamento do DFD dentro do prazo do PCA pode inviabilizar a contratação no exercício, uma vez que o planejamento anual orienta a alocação de recursos e a execução das compras. Por isso, é fundamental que os setores observem rigorosamente os prazos definidos para o PCA, conforme já divulgado.

Sim. Em casos excepcionais, como compras emergenciais ou demandas imprevisíveis, o sistema permite o lançamento do DFD fora do prazo, desde que devidamente justificado. Nessas situações, o setor demandante deverá: Registrar a justificativa no próprio sistema; Entrar em contato com a Coordenadoria de Licitações e Compras para orientações quanto à tramitação adequada.

De forma geral, o PCA segue o seguinte cronograma:
Levantamento e registro das demandas (DFDs): até 1º de abril;
Consolidação do PCA pelo setor de Licitações: até 30 de abril;
Aprovação pela autoridade competente: início de maio;
Publicação no PNCP: após aprovação.
Os prazos podem ser ajustados conforme orientações institucionais internas, devendo os setores acompanhar as comunicações oficiais.

O servidor ou setor demandante é responsável por abrir o processo no Sipac, anexar o DFD e instruí-lo com os documentos iniciais, incluindo o ofício ao Gabinete da Diretoria-Geral.

O ofício tem a finalidade de:
Informar a abertura do processo;
Justificar a necessidade da compra;
Solicitar a emissão de Portaria de designação da Equipe de Planejamento, indicando servidores com conhecimento técnico sobre o objeto.

O ETP deve ser elaborado conjuntamente pelos servidores da área técnica e requisitante ou, quando houver, pela Equipe de Planejamento da Contratação, conforme a IN SEGES/ME nº 58/2022.

Sim, o ETP é obrigatório, sendo facultativo apenas nas hipóteses específicas previstas no art. 14 da IN SEGES/ME nº 58/2022.

Sim. A Inteligência Artificial pode ser utilizada como ferramenta de apoio, especialmente para:
Organização do texto;
Estruturação de justificativas;
Sugestão de alternativas e riscos.
No entanto, a IA não substitui a análise técnica, e todo o conteúdo deve ser revisado, validado e assumido pelos servidores responsáveis, que permanecem integralmente responsáveis pelas informações inseridas.

A Pesquisa de Preços deve ser realizada, preferencialmente, na ferrramenta Pesquisa de Preços do ComprasGov, podendo ser complementada com:
Orçamentos de fornecedores;
Sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo (sites)
Outras fontes confiáveis.
É obrigatória a elaboração de nota técnica, contendo justificativas, metodologia utilizada e identificação dos responsáveis.

Sim. O Termo de Referência (TR) é obrigatório para todas as contratações, inclusive as contratações diretas, conforme a IN SEGES/ME nº 81/2022.

A IRP é o instrumento utilizado para manifestar interesse em participar de uma futura ata de registro de preços, permitindo que os órgãos indiquem suas necessidades antes da realização da licitação.

Podem participar da IRP os setores que:
Tenham necessidade do objeto a ser registrado;
Observem os prazos estabelecidos;
Realizem corretamente o lançamento das informações no sistema, conforme orientações institucionais.

De forma geral, a participação em uma IRP envolve:
Análise da demanda divulgada;
Manifestação de interesse dentro do prazo;
Registro das quantidades e especificações necessárias;
Observância das orientações específicas do processo de compras do Ifes.

Não. A participação em IRP não substitui o PCA. As demandas devem, sempre que possível, estar previamente registradas no PCA, garantindo alinhamento com o planejamento institucional.

Caso o prazo não seja observado, o setor não poderá integrar a ata de registro de preços, devendo avaliar outras formas de atendimento da demanda, respeitando o planejamento e a disponibilidade orçamentária.

Após a elaboração e anexação de todos os documentos (DFD, ofício, ETP, Pesquisa de Preços e TR), o processo deverá ser encaminhado à VIT – Diretoria de Administração e Planejamento, para os trâmites da fase externa da contratação.

Geralmente, outros campi do Ifes informam a Coordenadoria de Licitações e Compras sobre a abertura de IRPs, que divulga internamente no campus. Além disso, IRPs de outros órgãos da Administração Pública também podem ser divulgadas por meio do setor de compras. Por isso, recomenda-se que os setores acompanhem as comunicações oficiais e mantenham contato com a Coordenadoria de Licitações e Compras.

Caso não exista um CATMAT idêntico ao objeto pretendido, o servidor deverá selecionar o código que mais se aproxime daquilo que se deseja contratar. Ressalta-se que o mais importante é a descrição detalhada do objeto, que deverá constar corretamente no Termo de Referência e nos sistemas utilizados, garantindo clareza, precisão e aderência à necessidade da contratação.

De forma geral, a Coordenadoria de Licitações e Compras divulga a IRP aos setores interessados, juntamente com:
Orientações;
Prazos;
Passo a passo;
Documentos que deverão ser preenchidos.

Caso o setor demandante não tenha recebido a divulgação, deverá entrar em contato com a Coordenadoria de Licitações e Compras para verificar a possibilidade de participação.

Para participação em IRP:
DFD: é obrigatório o DFD gerado no Sistema ComprasGov;
ETP: é obrigatório, podendo ser elaborado com base, no que couber, nas informações disponibilizadas pelo órgão gerenciador da compra;
Pesquisa de Preços: é obrigatória, podendo utilizar como referência a pesquisa, os dados, preços e estudos do órgão gerenciador, quando disponíveis;
Termo de Referência: não é necessário elaborar um TR próprio, uma vez que será utilizado o Termo de Referência do órgão gerenciador da IRP.

Ainda assim, os documentos devem ser analisados e validados pela área demandante, que permanece responsável pelas informações prestadas.

Solicite o acesso ao sistema: Se ainda não possui acesso, solicite seguindo as instruções do. Manual – Solicitação de Acesso ao sistema compras.gov. Se já solicitou o acesso, entre em contato pelo e-mail cadastradorsiasg.vi@ifes.edu.br para confirmar se seu cadastro foi finalizado ou se há alguma pendência a ser resolvida.

Todos os servidores que atuam na fase preparatória de uma contratação, sendo responsáveis pela elaboração e assinatura dos documentos do processo.