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Orientações para o Planejamento de Compras

Publicado: Sexta, 29 de Setembro de 2023, 12h43 | Última atualização em Segunda, 23 de Fevereiro de 2026, 16h27

Índice de Artigos

O planejamento de compras é etapa essencial para garantir contratações eficientes, tempestivas e em conformidade com a legislação vigente. No âmbito do Instituto Federal do Espírito Santo – Campus Vitória, os processos de compras e contratações devem observar as etapas listadas abaixo. Dúvidas podem ser enviadas para clc.vi@ifes.edu.br ou pelo telefone e WhatsApp (27) 3331-2209.

 

1. Documento de Formalização de Demanda (DFD)

 

A primeira etapa de um processo de compras é a criação do Documento de Formalização de Demanda (DFD), que deverá ser elaborado pelo coordenador do setor ou servidor demandante.

O DFD deve ser preenchido no Portal ComprasGov, no módulo PGC, conforme previsto no art. 10 do Decreto nº 10.947/2022 e conforme calendário de contratações. Após o preenchimento, o documento deverá ser baixado em PDF no próprio sistema para posterior inclusão no processo administrativo. Caso a demanda não tenha sido formalizada ou não esteja prevista conforme as orientações do guia específico de elaboração do DFD, o servidor deverá entrar em contato com a Coordenadoria de Licitações e Compras, que prestará orientações quanto aos procedimentos cabíveis para demandas não previstas.

 

2. Abertura do Processo e Ofício ao Gabinete da Diretoria-Geral

 

Após a elaboração do DFD, o servidor demandante deverá instruir o processo de compra no SIPAC, incluindo o Ofício, como documento inicial, a ser assinado pelo coordenador ou diretor da área demandante, destinado ao Gabinete da Diretoria-Geral, contendo pelo menos:

  • Justificativa da necessidade da compra/contratação;
  • Solicitação de emissão de Portaria de designação da equipe de planejamento, com a sugestão de pelo menos dois servidores que possuam conhecimento técnico sobre o objeto. 

Principais códigos Conarq (para inserir no Sipac no campo “Assunto do Processo”)

 031.12

aquisição de material de consumo

062.11

aquisição de material bibliográfico

031.11

aquisição de material permanente

018

contratação de serviços em geral

Deverá ser anexado ao processo o DFD previamente elaborado e baixado em PDF, em seguida deverá ser encaminhado ao Gabinete da Diretoria-Geral para autorização e emissão da portaria da equipe de planejamento. Após a emissão da portaria, o Gabinete encaminhará o processo ao solicitante e/ou à equipe de planejamento, que deverá elaborar os documentos a seguir.

Observação: As contratações de soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação - TIC devem seguir a IN SDG/ME nº 94/2022 e as disposições da Lei 14.133/2021, utilizando, no que couber, essas orientações. É obrigatória a participação da Coordenadoria de Tecnologia da Informação (CTI) do campus. Caso seja necessário abrir um processo específico de TIC, consulte previamente a CTI.

 

3. Estudo Técnico Preliminar (ETP)

 

O Estudo Técnico Preliminar (ETP) é documento obrigatório e deverá ser preenchido no Sistema ComprasGov, no módulo ETP, conforme o art. 4º da Instrução Normativa SEGES/ME nº 58/2022. O ETP deverá ser elaborado conjuntamente por servidores da área técnica e requisitante ou, quando houver, pela equipe de planejamento da contratação, conforme art. 8º da referida Instrução Normativa. O ETP é obrigatório para as contratações, sendo facultativo apenas nas hipóteses previstas no art. 14 da IN SEGES/ME nº 58/2022.

Passo a passo para elaboração do ETP 

  1. É necessário que todos os servidores que compõem a equipe de planejamento tenha acesso ao Sistema ComprasGov, caso não o tenha deve solicitar segundo estas orientações.
  2. Acesse: https://www.gov.br/compras/pt-br
    Clique em “Acesso ao Sistema”,  entre com seu login do gov.br e, no ícone de usuário, selecione “ETP”;
  3. Clique em “+ Criar” e selecione a opção adequada ao objeto:
    • TIC – Tecnologia da Informação e Comunicação;
    • Demais contratações (Aquisição de bens e/ou Contratação de Serviços);
  4. O Campus Vitória disponibiliza no sistema o ETP 1/2026 com Notas Explicativas e exemplos práticos para Aquisição de bens e/ou Contratação de Serviços (Exceto TIC).
  5. Para encontrar o modelo:
    • Abra a ferramenta ETP no ícone de usuário no canto superior direito no sistema de compras sistema e clique em “ETPs da minha uasg”;
    • Procure o Documento 1/2026 na lista de ETPs ou utilize o filtro de pesquisa;
    • Na barra de ações clique na opção “Criar um novo artefato do tipo Estudo Técnico Preliminar a partir deste”;
  6. É possível criar novos artefatos do tipo Estudo Técnico Preliminar a partir de ETPs anteriores do Campus Vitória ou de ETPs de outras UASGS (outros órgãos) disponíveis através dos passos anteriores.
  7. Preencha os campos, conforme disposto. Esse é o documento que embasa toda a contratação, e você pode usar a IA a seu favor.
  8. Após a conclusão do preenchimento, clique em “Concluir”, depois em “Assinar”;
  9. Após a assinatura de todos os responsáveis, clique em “Disponibilizar”;
  10. Faça o download do PDF do ETP completo e anexe ao processo no SIPAC.

Caso o servidor encontre dificuldades de acesso ao sistema, deverá entrar em contato com a Coordenadoria de Licitação e Compras pelos canais disponibilizados.

 

4. Mapa de Gerenciamento de Riscos

 

O Mapa de Gerenciamento de Riscos é o documento que identifica, analisa e propõe o tratamento de eventos incertos que podem comprometer o sucesso da contratação. 
Ele é essencial no Planejamento para garantir a segurança jurídica, prevenir prejuízos ao erário e assegurar que a Administração esteja preparada para mitigar problemas desde a licitação até a execução contratual. 

 Passo a passo para a elaboração do Mapa de Gerenciamento de Riscos

  1. Opção 1 (Via Modelo ETP): Ao utilizar o Modelo ETP 1/2026 do Campus Vitória. Ao final do documento, no campo “Análise de Riscos”, você encontrará o modelo com notas explicativas e exemplos práticos para preenchimento.
  2. Opção 2 (Via SIPAC): Caso prefira um formato editável para inserção direta no processo, utilize o modelo disponível em:. ,
  3. Opção 3 (Via Sistema de Compras): Acesse o sistema, clique no ícone de usuário (canto superior direito) e selecione “Gestão de Riscos”. Preencha os campos diretamente na plataforma seguindo as orientações do sistema.

 

5. Pesquisa de Preços

 

A equipe de planejamento deverá elaborar a pesquisa de preços, preferencialmente utilizando o módulo Pesquisa de Preços do ComprasGov. Além da ferramenta oficial, recomenda-se também verificar valores praticados por fornecedores do objeto, quando aplicável, a fim de complementar a pesquisa.

Passo a passo para a pesquisa de preços

  1. Acesse: https://www.gov.br/compras/pt-br
    Clique em “Acesso ao Sistema”, entre com seu acesso gov.br e selecione “Pesquisa de Preços”;
  2. Clique em “+ Nova Pesquisa”, atribua um título condizente com o objeto e, no campo de observações, informe o número do processo;
  3. No menu lateral, selecione “Itens” e clique em “Adicionar item”;
    • Pesquise o item que melhor descreva o objeto ou utilize o código CatMar/CatSer previamente definido;
    • Selecione a opção adequada;
    • Informe quantidade e unidade de medida;
  4. Ao editar a cotação, verifique se os preços correspondem efetivamente ao objeto pretendido, excluindo aqueles que não condizem com a realidade da contratação;
  5. Caso possua preços de fornecedores ou outras fontes confiáveis, utilize a opção “Incluir cotação”, preenchendo as informações solicitadas;
  6. No menu lateral esquerdo deverá ser preenchido o campo nota técnica, obrigatoriamente com:
    • Justificativas para exclusão de itens, se houver;
    • Dificuldades ou peculiaridades encontradas;
    • Identificação dos responsáveis pela pesquisa.
  7. O Campus Vitória disponibiliza um modelo de Nota Técnica para pesquisa de preços, adaptado do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos para uso específico do campus.
  8. Para utilização do modelo:
    • Acesse o modelo de Nota Técnica através do link:;
    • Copie a Nota Técnica na ferramenta ou utilize o editor de texto de sua preferência (Word ou LibreOffice);
    • O modelo fornece a estrutura necessária, devendo ser preenchido com os dados e valores específicos do objeto da contratação.;
  9. Opcionalmente, é permitido o uso de nota técnica própria, desde que contenha todas as informações especificadas no item 6.

Após a conclusão, deverá ser feito o download do PDF da pesquisa de preços, que deverá ser anexado ao processo no SIPAC.

Atenção: para que a pesquisa de preços seja válida, é importante inserir todos os arquivos obtidos nessa fase no processo eletrônico, tais como relatórios, e-mails enviados, respostas obtidas, orçamentos, comunicações diversas, dentre outros.

O Mapa de Gerenciamento de Riscos deve conter a identificação e a análise dos principais riscos, consistindo na compreensão da natureza e determinação do nível de risco, que corresponde à combinação do impacto e de suas probabilidades que possam comprometer a efetividade da contratação, bem como o alcance dos resultados pretendidos. Para cada risco identificado, define-se: a probabilidade de ocorrência dos eventos, os possíveis danos e impacto caso o risco ocorra, possíveis ações preventivas e de contingência (respostas aos riscos), a identificação de responsáveis pelas ações, bem como o registro e o acompanhamento das ações de tratamento dos riscos.

 

6. Termo de Referência (TR)

 

O Termo de Referência (TR) deverá ser preenchido no Sistema ComprasGov, no módulo Termo de Referência, conforme art. 4º da IN SEGES/ME nº 81/2022. O TR é obrigatório para todo processo de compra ou contratação, inclusive para contratações diretas, conforme § 1º do art. 6º da IN SEGES/ME nº 81/2022. Assim como os demais artefatos, o TR deverá ser elaborado conjuntamente por servidores da área técnica e requisitante ou, quando houver, pela equipe de planejamento da contratação, nos termos do art. 8º da IN SEGES/ME nº 81/2022.

Passo a passo para a elaboração do TR Digital

  1. Acesse: https://www.gov.br/compras/pt-br
    Clique em “Acesso ao Sistema”, entre com seu login gov.br e senha e selecione: Artefatos Digitais> “Termo de Referência”;
  2. Acesse a guia “Artefatos da Minha UASG” e localize o modelo de TR mais adequado ao objeto
  3. O Campus Vitória disponibiliza o modelo 01/2026 - TR - TR aquisições, exceto TIC licitação e Contratação Direta adaptado para uso final no Campus Vitória, apenas para aquisições (compras, exceto TIC), para contratação de serviços deve ser utilizado os modelos indicados no item 2;
  4. O documento contém todos os campos obrigatórios, sendo necessária a alteração de campos discricionários e específicos ao objeto da contratação;
  5. Para encontrar o modelo:
  6. Abra a ferramenta Artefatos Digitais, no ícone de usuário no canto superior direito no sistema de compras sistema e clique em “Artefatos da minha UASG”;
  7. Procure o Artefato TR - TR aquisições, exceto TIC licitação e Contratação Direta na lista de ETPs ou utilize os filtros de pesquisa;
  8. Na barra de ações clique na opção “Criar um novo artefato do tipo TR - TR aquisições, exceto TIC licitação e Contratação Direta a partir deste”;
  9. É possível criar novos artefatos do Termo de Referência a partir de TRs anteriores do Campus Vitória ou de TRs de outras UASGS (outros órgãos) disponíveis através dos passos anteriores.
  10. O sistema criará uma cópia do modelo selecionado, que deverá ser editada conforme as orientações do próprio documento.
  11. Após a assinatura de todos os responsáveis, clique em “Disponibilizar”;
  12. Faça o download do PDF do ETP completo e anexe ao processo no SIPAC.

Observação: todos os modelos de Termo de Referência do sistema seguem os padrões da Advocacia-Geral da União — AGU, que são atualizados periodicamente. Antes de utilizar qualquer documento, verifique se a versão é a mais atual. Em caso de atualização, utilize o novo modelo, aproveitando as informações válidas do anterior e preenchendo os novos campos exigidos. Caso haja dúvidas sobre as versões dos modelos, poderá entrar em contato com a Coordenadoria de Licitação e Compras pelos canais disponibilizados.

 
7. Outros Documentos Para Situações Específicas

 

Documento

Quando usar:

 Carta de Exclusividade

Quando for fornecedor exclusivo de algum material ou serviço. Anexar ao processo a carta de exclusividade. 

 Currículo/Release

Em caso de contratação de profissional de setor artístico (desde que consagrado pela crítica especializada ou pela opinião pública).

Informação do número de patrimônio e localização física do bem

Quando se tratar de manutenção de equipamento.

 

8. Encaminhamento para Tramitação Final

 

Após a elaboração de todos os artefatos (DFD, ETP, Pesquisa de Preços e TR) e sua devida anexação ao processo no Sipac, o processo deverá ser encaminhado à VIT – Diretoria de Administração e Planejamento para os demais trâmites necessários à fase externa da seleção do fornecedor.


Checklist Para Simples Conferência – Planejamento de Compras

☐ Identificar a necessidade de compra ou contratação do setor
☐ Elaborado o DFD no ComprasGov (módulo PGC)
     → Baixar o PDF e guardar para o processo
☐ Abrir o processo no SIPAC
       → Incluir ofício ao Gabinete da Diretoria-Geral e solicitando Portaria da Equipe de Planejamento e enviar o processo
        → Anexar o DFD
☐ Diretoria Geral emitiu a Portaria da Equipe de Planejamento
☐ Elaborar o ETP no ComprasGov
     → Concluir, assinar, publicar e anexar ao processo
☐ Realizar a Pesquisa de Preços
     → Preferencialmente no ComprasGov
     → Incluir nota técnica
     → Anexar o PDF ao processo
☐ Elaborar o Termo de Referência (TR) no ComprasGov
     → Assinar e anexar ao processo
☐ Elaborar o Mapa de Gerenciamento de Riscos
  → Elaborar o documento através de uma das opções disponíveis
☐ Conferir se todos os documentos estão anexados
☐ Encaminhar o processo à VIT – Diretoria de Administração e Planejamento

1. O que é o Documento de Formalização de Demanda (DFD)?

O DFD é o documento que inicia formalmente o processo de compras. Nele, o setor demandante registra sua necessidade de aquisição ou contratação, servindo de base para o Plano de Contratações Anual (PCA) e para a abertura do processo administrativo.

2. Onde e como o DFD deve ser preenchido?

O DFD deve ser preenchido no Portal ComprasGov, no módulo PGC, conforme o art. 10 do Decreto nº 10.947/2022. Após o preenchimento, o documento deve ser baixado em PDF e anexado ao processo no Sipac.

3. O que acontece se o DFD não for lançado dentro do prazo do PCA?

O não lançamento do DFD dentro do prazo do PCA pode inviabilizar a contratação no exercício, uma vez que o planejamento anual orienta a alocação de recursos e a execução das compras. Por isso, é fundamental que os setores observem rigorosamente os prazos definidos para o PCA, conforme já divulgado.

4. Existe exceção para demandas não previstas no PCA?

Sim. Em casos excepcionais, como compras emergenciais ou demandas imprevisíveis, o sistema permite o lançamento do DFD fora do prazo, desde que devidamente justificado. Nessas situações, o setor demandante deverá: Registrar a justificativa no próprio sistema; Entrar em contato com a Coordenadoria de Licitações e Compras para orientações quanto à tramitação adequada.

5. Quais são os prazos gerais do PCA?

De forma geral, o PCA segue o seguinte cronograma:
Levantamento e registro das demandas (DFDs): até 1º de abril;
Consolidação do PCA pelo setor de Licitações: até 30 de abril;
Aprovação pela autoridade competente: início de maio;
Publicação no PNCP: após aprovação.
Os prazos podem ser ajustados conforme orientações institucionais internas, devendo os setores acompanhar as comunicações oficiais.

6. Quem deve abrir o processo de compra no SIPAC?

O servidor ou setor demandante é responsável por abrir o processo no Sipac, anexar o DFD e instruí-lo com os documentos iniciais, incluindo o ofício ao Gabinete da Diretoria-Geral.

7. Para que serve o ofício ao Gabinete da Diretoria-Geral?

O ofício tem a finalidade de:
Informar a abertura do processo;
Justificar a necessidade da compra;
Solicitar a emissão de Portaria de designação da Equipe de Planejamento, indicando servidores com conhecimento técnico sobre o objeto.

8. Quem elabora o Estudo Técnico Preliminar (ETP)?

O ETP deve ser elaborado conjuntamente pelos servidores da área técnica e requisitante ou, quando houver, pela Equipe de Planejamento da Contratação, conforme a IN SEGES/ME nº 58/2022.

9. O ETP é sempre obrigatório?

Sim, o ETP é obrigatório, sendo facultativo apenas nas hipóteses específicas previstas no art. 14 da IN SEGES/ME nº 58/2022.

10. É permitido usar Inteligência Artificial (IA) para auxiliar no preenchimento dos artefatos?

Sim. A Inteligência Artificial pode ser utilizada como ferramenta de apoio, especialmente para:
Organização do texto;
Estruturação de justificativas;
Sugestão de alternativas e riscos.
No entanto, a IA não substitui a análise técnica, e todo o conteúdo deve ser revisado, validado e assumido pelos servidores responsáveis, que permanecem integralmente responsáveis pelas informações inseridas.

11. Como deve ser feita a Pesquisa de Preços?

A Pesquisa de Preços deve ser realizada, preferencialmente, na ferrramenta Pesquisa de Preços do ComprasGov, podendo ser complementada com:
Orçamentos de fornecedores;
Sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo (sites)
Outras fontes confiáveis.
É obrigatória a elaboração de nota técnica, contendo justificativas, metodologia utilizada e identificação dos responsáveis.

12. O Termo de Referência é obrigatório em todas as contratações?

Sim. O Termo de Referência (TR) é obrigatório para todas as contratações, inclusive as contratações diretas, conforme a IN SEGES/ME nº 81/2022.

13. O que é a Intenção de Registro de Preços (IRP)?

A IRP é o instrumento utilizado para manifestar interesse em participar de uma futura ata de registro de preços, permitindo que os órgãos indiquem suas necessidades antes da realização da licitação.

14. Quem pode participar de uma IRP no IFES?

Podem participar da IRP os setores que:
Tenham necessidade do objeto a ser registrado;
Observem os prazos estabelecidos;
Realizem corretamente o lançamento das informações no sistema, conforme orientações institucionais.

15. Como ocorre a participação em uma IRP?

De forma geral, a participação em uma IRP envolve:
Análise da demanda divulgada;
Manifestação de interesse dentro do prazo;
Registro das quantidades e especificações necessárias;
Observância das orientações específicas do processo de compras do Ifes.

16. A participação em IRP substitui o planejamento anual (PCA)?

Não. A participação em IRP não substitui o PCA. As demandas devem, sempre que possível, estar previamente registradas no PCA, garantindo alinhamento com o planejamento institucional.

17. O que acontece se o setor perder o prazo para participação em uma IRP?

Caso o prazo não seja observado, o setor não poderá integrar a ata de registro de preços, devendo avaliar outras formas de atendimento da demanda, respeitando o planejamento e a disponibilidade orçamentária.

18. Para onde o processo deve ser encaminhado após a elaboração de todos os artefatos?

Após a elaboração e anexação de todos os documentos (DFD, ofício, ETP, Pesquisa de Preços e TR), o processo deverá ser encaminhado à VIT – Diretoria de Administração e Planejamento, para os trâmites da fase externa da contratação.

19. Como fico sabendo da abertura de uma IRP (Intenção de Registro de Preços)?

Geralmente, outros campi do Ifes informam a Coordenadoria de Licitações e Compras sobre a abertura de IRPs, que divulga internamente no campus. Além disso, IRPs de outros órgãos da Administração Pública também podem ser divulgadas por meio do setor de compras. Por isso, recomenda-se que os setores acompanhem as comunicações oficiais e mantenham contato com a Coordenadoria de Licitações e Compras.

20. Não encontrei um CATMAT exatamente igual ao meu objeto. O que devo fazer?

Caso não exista um CATMAT idêntico ao objeto pretendido, o servidor deverá selecionar o código que mais se aproxime daquilo que se deseja contratar. Ressalta-se que o mais importante é a descrição detalhada do objeto, que deverá constar corretamente no Termo de Referência e nos sistemas utilizados, garantindo clareza, precisão e aderência à necessidade da contratação.

21. Vi que existe uma IRP de um objeto que pretendo comprar. Como faço para manifestar meu interesse?

De forma geral, a Coordenadoria de Licitações e Compras divulga a IRP aos setores interessados, juntamente com:
Orientações;
Prazos;
Passo a passo;
Documentos que deverão ser preenchidos.

Caso o setor demandante não tenha recebido a divulgação, deverá entrar em contato com a Coordenadoria de Licitações e Compras para verificar a possibilidade de participação.

22. Para participar de uma IRP, preciso elaborar ETP, Pesquisa de Preços e Termo de Referência?

Para participação em IRP:
DFD: é obrigatório o DFD gerado no Sistema ComprasGov;
ETP: é obrigatório, podendo ser elaborado com base, no que couber, nas informações disponibilizadas pelo órgão gerenciador da compra;
Pesquisa de Preços: é obrigatória, podendo utilizar como referência a pesquisa, os dados, preços e estudos do órgão gerenciador, quando disponíveis;
Termo de Referência: não é necessário elaborar um TR próprio, uma vez que será utilizado o Termo de Referência do órgão gerenciador da IRP.

Ainda assim, os documentos devem ser analisados e validados pela área demandante, que permanece responsável pelas informações prestadas.

23. O que fazer se aparecer a mensagem de erro “Não foi possível recuperar o usuário no senha-rede. Tente novamente mais tarde. (422)”?

Solicite o acesso ao sistema: Se ainda não possui acesso, solicite seguindo as instruções do. Manual – Solicitação de Acesso ao sistema compras.gov. Se já solicitou o acesso, entre em contato pelo e-mail cadastradorsiasg.vi@ifes.edu.br para confirmar se seu cadastro foi finalizado ou se há alguma pendência a ser resolvida.

24. Quem deve ter acesso ao sistema Compras.gov.br?

Todos os servidores que atuam na fase preparatória de uma contratação, sendo responsáveis pela elaboração e assinatura dos documentos do processo.



BASE LEGAL
Lei 14.133/2021 (Lei de Licitações e Contratos)
Decreto Federal nº 11.462/2023 (Regulamento o Sistema de Registro de Preços)
IN SEGES/ME nº 65/2021 (Dispõe sobre os procedimentos de pesquisa de preço)
IN SEGES/ME nº 58/2022 (Dispõe sobre a elaboração do Estudo Técnico Preliminar)
IN SEGES/ME nº 81/2022 (Dispõe sobre a elaboração do Termo de Referência)
IN SGD/ME nº 94/2022 (Dispõe sobre os procedimentos de compra para Soluções de Tecnologia da Informação – TIC)
Nota Técnica MEC/IFES/PROAD nº 01, de 25 de setembro de 2024 (Disciplina o acesso e a utilização dos sistemas comprasnet.gov.br e contratos.gov.br nos processos de contratação)

 

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