Orientações para o Planejamento de Compras

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O planejamento de compras é etapa essencial para garantir contratações eficientes, tempestivas e em conformidade com a legislação vigente. No âmbito do Instituto Federal do Espírito Santo – Campus Vitória, os processos de compras e contratações devem observar as etapas listadas abaixo. Dúvidas podem ser enviadas para clc.vi@ifes.edu.br ou pelo telefone e WhatsApp (27) 3331-2209.

1. Documento de Formalização de Demanda (DFD)

A primeira etapa de um processo de compras é a criação do Documento de Formalização de Demanda (DFD), que deverá ser elaborado pelo coordenador do setor ou servidor demandante.

O DFD deve ser preenchido no Portal ComprasGov, no módulo PGC, conforme previsto no art. 10 do Decreto nº 10.947/2022 e conforme calendário de contratações. Após o preenchimento, o documento deverá ser baixado em PDF no próprio sistema para posterior inclusão no processo administrativo. Caso a demanda não tenha sido formalizada ou não esteja prevista conforme as orientações do guia específico de elaboração do DFD, o servidor deverá entrar em contato com a Coordenadoria de Licitações e Compras, que prestará orientações quanto aos procedimentos cabíveis para demandas não previstas.

2. Abertura do Processo e Ofício ao Gabinete da Diretoria-Geral

Após a elaboração do DFD, o servidor demandante deverá instruir o processo de compra no SIPAC, incluindo o Ofício, como documento inicial, a ser assinado pelo coordenador ou diretor da área demandante, destinado ao Gabinete da Diretoria-Geral, contendo pelo menos:

• Justificativa da necessidade da compra/contratação;
• Solicitação de emissão de Portaria de designação da equipe de planejamento, com a sugestão de pelo menos dois servidores que possuam conhecimento técnico sobre o objeto. 

3. Estudo Técnico Preliminar (ETP)

O Estudo Técnico Preliminar (ETP) é documento obrigatório e deverá ser preenchido no Sistema ComprasGov, no módulo ETP, conforme o art. 4º da Instrução Normativa SEGES/ME nº 58/2022. O ETP deverá ser elaborado conjuntamente por servidores da área técnica e requisitante ou, quando houver, pela equipe de planejamento da contratação, conforme art. 8º da referida Instrução Normativa. O ETP é obrigatório para as contratações, sendo facultativo apenas nas hipóteses previstas no art. 14 da IN SEGES/ME nº 58/2022.

Passo a passo para elaboração do ETP 

1. É necessário que todos os servidores que compõem a equipe de planejamento tenha acesso ao Sistema ComprasGov, caso não o tenha deve solicitar segundo estas orientações.
2. Acesse: https://www.gov.br/compras/pt-br
   Clique em “Acesso ao Sistema”,  entre com seu login do gov.br e, no ícone de usuário, selecione “ETP”;
3. Clique em “+ Criar” e selecione a opção adequada ao objeto:
   • TIC – Tecnologia da Informação e Comunicação;
   • Demais contratações (Aquisição de bens e/ou Contratação de Serviços);
4. O Campus Vitória disponibiliza no sistema o ETP 1/2026 com Notas Explicativas e exemplos práticos para Aquisição de bens e/ou Contratação de Serviços (Exceto TIC).
5. Para encontrar o modelo:
   • Abra a ferramenta ETP no ícone de usuário no canto superior direito no sistema de compras sistema e clique em “ETPs da minha uasg”;
   • Procure o Documento 1/2026 na lista de ETPs ou utilize o filtro de pesquisa;
   • Na barra de ações clique na opção “Criar um novo artefato do tipo Estudo Técnico Preliminar a partir deste”;
6. É possível criar novos artefatos do tipo Estudo Técnico Preliminar a partir de ETPs anteriores do Campus Vitória ou de ETPs de outras UASGS (outros órgãos) disponíveis através dos passos anteriores.
7. Preencha os campos, conforme disposto. Esse é o documento que embasa toda a contratação, e você pode usar a IA a seu favor.
8. Após a conclusão do preenchimento, clique em “Concluir”, depois em “Assinar”;
9. Após a assinatura de todos os responsáveis, clique em “Disponibilizar”;
10. Faça o download do PDF do ETP completo e anexe ao processo no SIPAC.

Caso o servidor encontre dificuldades de acesso ao sistema, deverá entrar em contato com a Coordenadoria de Licitação e Compras pelos canais disponibilizados.

4. Mapa de Gerenciamento de Riscos

O Mapa de Gerenciamento de Riscos é o documento que identifica, analisa e propõe o tratamento de eventos incertos que podem comprometer o sucesso da contratação. 
Ele é essencial no Planejamento para garantir a segurança jurídica, prevenir prejuízos ao erário e assegurar que a Administração esteja preparada para mitigar problemas desde a licitação até a execução contratual. 

 Passo a passo para a elaboração do Mapa de Gerenciamento de Riscos

1. Opção 1 (Via Modelo ETP): Ao utilizar o Modelo ETP 1/2026 do Campus Vitória. Ao final do documento, no campo “Análise de Riscos”, você encontrará o modelo com notas explicativas e exemplos práticos para preenchimento.
2. Opção 2 (Via SIPAC): Caso prefira um formato editável para inserção direta no processo, utilize o modelo disponível em:. ,
3. Opção 3 (Via Sistema de Compras): Acesse o sistema, clique no ícone de usuário (canto superior direito) e selecione “Gestão de Riscos”. Preencha os campos diretamente na plataforma seguindo as orientações do sistema.

5. Pesquisa de Preços

A equipe de planejamento deverá elaborar a pesquisa de preços, preferencialmente utilizando o módulo Pesquisa de Preços do ComprasGov. Além da ferramenta oficial, recomenda-se também verificar valores praticados por fornecedores do objeto, quando aplicável, a fim de complementar a pesquisa.

1. Acesse: https://www.gov.br/compras/pt-br
   Clique em “Acesso ao Sistema”, entre com seu acesso gov.br e selecione “Pesquisa de Preços”;
2. Clique em “+ Nova Pesquisa”, atribua um título condizente com o objeto e, no campo de observações, informe o número do processo;
3. No menu lateral, selecione “Itens” e clique em “Adicionar item”;
   • Pesquise o item que melhor descreva o objeto ou utilize o código CatMar/CatSer previamente definido;
   • Selecione a opção adequada;
   • Informe quantidade e unidade de medida;
4. Ao editar a cotação, verifique se os preços correspondem efetivamente ao objeto pretendido, excluindo aqueles que não condizem com a realidade da contratação;
5. Caso possua preços de fornecedores ou outras fontes confiáveis, utilize a opção “Incluir cotação”, preenchendo as informações solicitadas;
6. No menu lateral esquerdo deverá ser preenchido o campo nota técnica, obrigatoriamente com:
   • Justificativas para exclusão de itens, se houver;
   • Dificuldades ou peculiaridades encontradas;
   • Identificação dos responsáveis pela pesquisa.
7. O Campus Vitória disponibiliza um modelo de Nota Técnica para pesquisa de preços, adaptado do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos para uso específico do campus.
8. Para utilização do modelo:
   • Acesse o modelo de Nota Técnica através do link:;
   • Copie a Nota Técnica na ferramenta ou utilize o editor de texto de sua preferência (Word ou LibreOffice);
   • O modelo fornece a estrutura necessária, devendo ser preenchido com os dados e valores específicos do objeto da contratação.;
9. Opcionalmente, é permitido o uso de nota técnica própria, desde que contenha todas as informações especificadas no item 6.

Após a conclusão, deverá ser feito o download do PDF da pesquisa de preços, que deverá ser anexado ao processo no SIPAC.

Atenção: para que a pesquisa de preços seja válida, é importante inserir todos os arquivos obtidos nessa fase no processo eletrônico, tais como relatórios, e-mails enviados, respostas obtidas, orçamentos, comunicações diversas, dentre outros.

O Mapa de Gerenciamento de Riscos deve conter a identificação e a análise dos principais riscos, consistindo na compreensão da natureza e determinação do nível de risco, que corresponde à combinação do impacto e de suas probabilidades que possam comprometer a efetividade da contratação, bem como o alcance dos resultados pretendidos. Para cada risco identificado, define-se: a probabilidade de ocorrência dos eventos, os possíveis danos e impacto caso o risco ocorra, possíveis ações preventivas e de contingência (respostas aos riscos), a identificação de responsáveis pelas ações, bem como o registro e o acompanhamento das ações de tratamento dos riscos.

6. Termo de Referência (TR)

O Termo de Referência (TR) deverá ser preenchido no Sistema ComprasGov, no módulo Termo de Referência, conforme art. 4º da IN SEGES/ME nº 81/2022. O TR é obrigatório para todo processo de compra ou contratação, inclusive para contratações diretas, conforme § 1º do art. 6º da IN SEGES/ME nº 81/2022. Assim como os demais artefatos, o TR deverá ser elaborado conjuntamente por servidores da área técnica e requisitante ou, quando houver, pela equipe de planejamento da contratação, nos termos do art. 8º da IN SEGES/ME nº 81/2022.

8. Encaminhamento para Tramitação Final

Após a elaboração de todos os artefatos (DFD, ETP, Pesquisa de Preços e TR) e sua devida anexação ao processo no Sipac, o processo deverá ser encaminhado à VIT – Diretoria de Administração e Planejamento para os demais trâmites necessários à fase externa da seleção do fornecedor.