Orientações para abertura de processos de contratação

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As contratações públicas são regidas por diversas legislações que impõem certos ritos, documentos e informações obrigatórias para assegurar o bom planejamento de aquisições, a racionalidade no uso dos recursos públicos, o detalhamento do que se deseja adquirir para evitar que as aquisições se frustrem, dentre outros aspectos.

Todos os agentes envolvidos neste processo, desde o solicitante da demanda, setor de licitações e compras e até a alta gestão da instituição, possuem papéis e responsabilidades ao longo da cadeia.
É importante frisar que as diversas demandas existentes na instituição devem ser pleiteadas com tempo hábil para serem contratadas/adquiridas.
O objetivo, então, desta seção é auxiliá-lo a instruir seus processos de compras sem grandes complicações. Abaixo está detalhado o fluxo do processo e os documentos necessários para viabilizar contratações diversas. Além disso, ao final deste artigo, você encontrará modelos atualizados dos documentos aqui citados.

Quando for operacionalizar o processo no Sipac:

1. Utilize a opção “Abrir processo”.
2. Escolha o código Conarq (Assunto do Processo) com cuidado. Na dúvida, entre em contato com a Coordenadoria de Arquivos (arquivo.vi@ifes.edu.br).
3. Atente-se para quem é o interessado no processo. O Interessado num processo de contratação não é o servidor, mas a unidade/setor interessado na contratação.
3. Use a opção “Escrever Documento” para incluir documentos produzidos pelos servidores demandantes (DFD, ETP, Mapa de Riscos, Termo de Referência, despachos etc).
4. Use a opção “Anexar Documento Digital” apenas para incluir documentos obtidos junto a terceiros (propostas, e-mails, cartas de exclusividade etc).

1 - Documento de Formalização de Demanda (DFD)

Preenchido pela unidade requisitante, o DFD é o documento que dá início a um processo de contratação de produtos ou serviços. O objetivo do DFD é apresentar um problema existente que requer que alguma solução seja contratada.
O DFD deve ser preenchido pela unidade requisitante. Após inserido o DFD, o processo deve ser encaminhado ao Gabinete do Diretor-Geral para designar a Equipe de Planejamento da Contratação. É essa equipe quem elaborará os documentos seguintes relativos ao estudo da demanda.

2 - Estudo Técnico Preliminar (ETP)

Após identificada a demanda e apresentada à autoridade competente, inicia-se a fase de planejamento da demanda que gerará os artefatos ETP e Mapa de Gerenciamento de Riscos. O ETP está regido pela Instrução Normativa Nº 58, de 22 de maio de 2022 e tem por objetivo demonstrar a real necessidade da contratação, analisar as opções possíveis para sanar o problema apontado no DFD, analisar a viabilidade técnica de implementar a solução escolhida, bem como dar as diretrizes para a elaboração do Termo de Referência ou Projeto Básico.

3 - Mapa de Gerenciamento de Riscos

O Mapa de Gerenciamento de Riscos deve conter a identificação e a análise dos principais riscos, consistindo na compreensão da natureza e determinação do nível de risco, que corresponde à combinação do impacto e de suas probabilidades que possam comprometer a efetividade da contratação, bem como o alcance dos resultados pretendidos. Para cada risco identificado, define-se: a probabilidade de ocorrência dos eventos, os possíveis danos e impacto caso o risco ocorra, possíveis ações preventivas e de contingência (respostas aos riscos), a identificação de responsáveis pelas ações, bem como o registro e o acompanhamento das ações de tratamento dos riscos.

4 - Pesquisa de Preços

A pesquisa de preços seguirá as orientações contidas na Instrução Normativa 65/2021 e deve ser realizada mediante a utilização dos seguintes parâmetros, empregados de forma combinada ou não:

→ Atenção: Para que a pesquisa de preços seja válida é importante inserir todos os arquivos obtidos nessa fase no processo eletrônico, tais como relatórios, e-mails enviados, respostas obtidas, orçamentos, comunicações diversas, dentre outros.

5 - Termo de Referência (TR) ou Projeto Básico

Após definida a solução a ser contratada, faz-se necessário especificar os detalhes, regras de entrega, pagamento e muitas outras. Essas definições estarão no Termo de Referência/Projeto Básico, que deve possuir clareza suficiente para que os interessados conheçam todas as regras referentes àquela contratação.

O Ifes segue os modelos de Termo de Referência disponibilizados pela Advocacia-Geral da União. Ao final desta seção, disponibilizamos os modelos mais comuns e de forma resumida, mas na página da AGU há modelos específicos para diferentes casos.

6 - Outros documentos para situações específicas

Modelos

Documento para Formalização de Demandas
Modelo de Estudo Técnico Preliminar
Modelo de Mapa de Riscos
Modelo de Termo de Referência - compras
Modelo de Termo de Referência - serviços comuns não continuados