Administração
Índice de Artigos
A Diretoria de Administração é o órgão de planejamento e execução orçamentária, financeira e patrimonial no âmbito do Campus Vitória.
E-mail: diapl.vi@ifes.edu.br
Telefone: (27) 3331-2127
Compras e Contratos
Orientações para abertura de processos de contratação
Orientações para participação em Intenções de Registro de Preços
Abertura de processos para inscrição em eventos de capacitação por inexigibilidade de licitação
Licitações e contratos do campus
Concessão de diárias e passagens
Diária é a indenização paga ao servidor pelo seu deslocamento a serviço, em caráter eventual ou transitório, da localidade em que tenha exercício para outro ponto do território nacional ou para o exterior, sem prejuízo das passagens, para cobrir despesas com hospedagem, alimentação e locomoção urbana, observados os valores estabelecidos em lei.
Instrução Processual
No Sipac utilize a opção “Abrir Processo”
Assunto Detalhado: Solicitação de diárias - “Nome do Servidor” - Destino: “XXX” -Data/período: “XX/XX/XXXX”
Classificação Conarq: 028.11 (viagens nacionais) 028.21 (viagens internacionais)
Natureza do Processo: OSTENSIVO
Documentos
Ofício (OSTENSIVO), com resumo da solicitação, endereçado à diretoria à qual o servidor está vinculado (Ensino, Pesquisa, Extensão, Administração ou Gestão de Pessoas).
Formulário F-002 (em caráter RESTRITO), assinado pelo proposto e pela sua chefia imediata (modelo disponível no Sipac em “Carregar Modelo”)
Comprovante de inscrição, convocação, convite ou outra forma de comprovar a necessidade de participação no evento, se houver.
Fluxo
Após aberto pelo proposto, o processo deve ser encaminhado para a Diretoria de Área à qual o servidor está vinculado (Ensino, Pesquisa, Extensão, Administração ou Gestão de Pessoas).
Se aprovado pela Diretoria de Àrea, o processo é encaminhado para o Gabinete do Diretor- Geral para que decida sobre a concessão.
Se autorizado pelo Diretor Geral, o processo será encaminhado à Diretoria de Administração e Planejamento (Diapl) para atestar a disponibilidade orçamentária.
Havendo disponibilidade orçamentária, a Diapl encaminha o processo para CSAT para análise e lançamento no Sistema de Concessão de Diárias e Passagens (SCDP)
O cadastrador do SCDP realiza os procedimentos de inclusão da(s) diária(s) e passagens, quando houverem.
O cadastrador devolve o processo para o solicitante para que inclua, após realização da viagem/evento, a devida prestação de contas composta por:
Formulário F- 003 (modelo disponível no Sipac em “carregar modelo”)
Comprovantes de embarque
Comprovantes da participação do solicitante no evento: certificados, declaração de participação, lista de presença etc.
Observações
As passagens rodoviárias custeadas pelo servidor poderão ser objeto de reembolso, situação em que ele deve optar pela opção mais razoável, ou seja, considerando as condições mínimas de conforto laboral e também os custos da Administração.
No caso de viagem para o exterior, o Diretor-Geral deverá submeter a solicitação para aprovação também do dirigente máximo do Órgão.
Os casos excepcionais elencados no artigo 34 da Resolução CS nº 58/2020 também requererão a aprovação do dirigente máximo do Ifes, mediante justificativa fundamentada e documentação comprobatória. São eles:
por período superior a cinco dias contínuos;
em quantidade superior a trinta diárias intercaladas por pessoa no ano;
de mais de cinco pessoas para o mesmo evento;
que envolvam o pagamento de diárias nos finais de semana;
com prazo de antecedência inferior a quinze dias da data da partida.
Legislações Pertinentes
Resolução CS nº 58/2020
Decreto nº 10.193/2019
Decreto nº 5.992/2006
Anexos
Fluxo da solicitação no SCDP - viagens nacionais
Fluxo da solicitação no SCDP - viagens internacionais
Em caso de dúvidas, o servidor deve entrar em contato através do e-mail: scdp.vi@ifes.edu.br
Gestão de Materiais
Orientações para solicitações de materiais para o Almoxarifado
Orientações para aprovar uma requisição gerada por sua equipe
Orientações para consultar materiais em estoque no Almoxarifado do campus
Gestão Documental
Links importantes – Materiais de apoio
Manutenção Predial
Abertura de chamados para a manutenção predial
Sipac
O Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos – Sipac, por meio do módulo PROTOCOLO, é o sistema oficial de informações, documentos digitais e processos eletrônicos
no âmbito do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Espírito Santo (Ifes).
A seguir encontram-se disponíveis materiais com orientações para utilização do Sipac:
Material Treinamento Sipac – arquivo disponibilizado aos servidores participantes dos treinamentos de uso do Sipac já realizados no Campus Vitória, contendo links para acesso a tutoriais e demais materiais de apoio, passo a passo para realizações de algumas funcionalidades do sistema, além de alguns conceitos importantes.
Material Treinamento Sipac – Classificação Conarq - contém definições importantes e links para acesso a materiais de apoio para a realização da classificação de documentos, ou seja, para auxiliar no momento do preenchimento correto do campo “Classificação Conarq” durante o cadastro de documentos avulsos ou processos no Sipac.
Vídeo “Passo a passo sobre processos no Sipac”
IMPORTANTE: A Comissão de Treinamento Sipac do Campus Vitória continua realizando treinamentos de uso do sistema. É interessante que todos os servidores participem para tirar dúvidas e conhecer detalhes das funcionalidades do Sipac. Caso ainda não tenha participado, fique atento aos Informes do Campus e se inscreva nas turmas que serão disponibilizadas.
Além das ações específicas do Campus Vitória, foi designada em 2020 a Comissão Permanente de Gerenciamento de Processos Eletrônicos (CPGPE), criada pelo Conselho Superior e que tem como atribuições principais fornecer instruções quanto às rotinas do Sipac e elaborar e divulgar normas de produção, tramitação e armazenamento eletrônico dos documentos e processos administrativos no âmbito do Ifes.
A CPGPE elaborou diversos Tutoriais com instruções e passo a passo para execução das principais funções do Sipac. Para visualizar os tutoriais completos e demais informações e orientações, acesse a Página da Comissão Permanente de Gerenciamento dos Processos Eletrônicos - CPGPE.
Contato:
treinamento.sipac.vi@ifes.edu.br
Transparência
Nesta área, confira as informações da Diretoria de Administração referentes às contratações realizadas, atas de Registros de Preço e contratos vigentes, entre outros.
Transporte
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